Der Vorsteuerabzug scheitert selten am Gesetz. Er scheitert an der Rechnung. Wer vorsteuerabzugsberechtigt ist, steht in wenigen Sätzen in § 15 UStG – ob das Finanzamt den Abzug anerkennt, entscheidet sich fast immer am Beleg: fehlende Pflichtangaben, falscher Empfänger, Kassenbon statt Rechnung. Dieser Leitfaden zeigt, wann Sie Vorsteuer abziehen dürfen, wie Sie sie berechnen und an welchen Stellen Betriebsprüfer sie wieder streichen.
Was ist der Vorsteuerabzug?
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Ihnen andere Unternehmen in Rechnung stellen. Der Vorsteuerabzug ist Ihr Recht, diese Steuer von der Umsatzsteuer abzuziehen, die Sie selbst Ihren Kunden berechnen. An das Finanzamt zahlen Sie nur die Differenz, die Zahllast:
Zahllast = Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen − abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen
Dahinter steht das Prinzip der Umsatzsteuer: Sie soll den Endverbraucher belasten, nicht die Unternehmen in der Kette davor. Für ein Unternehmen mit Vorsteuerabzug ist die Umsatzsteuer deshalb ein durchlaufender Posten. Ist die Vorsteuer in einem Zeitraum höher als die Umsatzsteuer – etwa nach einer größeren Anschaffung –, entsteht ein Vorsteuerüberhang, den das Finanzamt erstattet.
Die vier Voraussetzungen nach § 15 UStG
Abziehen dürfen Sie die Vorsteuer, wenn alle vier Punkte erfüllt sind (§ 15 UStG):
- Sie sind Unternehmer im Sinne des § 2 UStG und wenden nicht die Kleinunternehmerregelung an.
- Die Leistung wurde für Ihr Unternehmen ausgeführt – von einem anderen Unternehmer. Einen Gegenstand, den Sie zu weniger als 10 % unternehmerisch nutzen, dürfen Sie dem Unternehmen nicht zuordnen; der Vorsteuerabzug entfällt dann ganz.
- Ihnen liegt eine ordnungsgemäße Rechnung vor, die die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. Bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung.
- Sie verwenden die Leistung nicht für Umsätze, die den Abzug ausschließen. Das sind vor allem steuerfreie Umsätze wie die Vermietung von Wohnraum oder heilberufliche Leistungen (§ 15 Abs. 2 UStG).
Neben der Vorsteuer aus Rechnungen sind drei weitere Beträge abziehbar: die Einfuhrumsatzsteuer für Importe, die Steuer auf innergemeinschaftliche Erwerbe und die Steuer, die Sie im Reverse-Charge-Verfahren selbst schulden. Die internationalen Fälle behandelt der Leitfaden zum Vorsteuerabzug im internationalen B2B-Geschäft.
Vorsteuer berechnen: die Formeln
Auf einer Rechnung steht die Vorsteuer als Steuerbetrag bereits ausgewiesen. Rechnen müssen Sie, wenn nur der Bruttobetrag bekannt ist – typisch bei Kleinbetragsrechnungen.
| Ausgangswert | Formel bei 19 % | Formel bei 7 % |
|---|---|---|
| Bruttobetrag | Brutto × 19 ÷ 119 | Brutto × 7 ÷ 107 |
| Nettobetrag | Netto × 0,19 | Netto × 0,07 |
Ein Rechenfehler kommt dabei immer wieder vor: 19 % direkt vom Bruttobetrag zu nehmen. In 100 € brutto stecken nicht 19 €, sondern 15,97 € Vorsteuer, weil sich die 19 % auf den Nettobetrag beziehen. Für mehrere Rechnungen und die Zahllast gibt es den Vorsteuer-Rechner.
Rechenbeispiel: ein Quartal einer Grafikdesignerin
Lena ist selbständige Grafikdesignerin in Leipzig und keine Kleinunternehmerin. Im dritten Quartal stellt sie ihren Kunden 12.000 € netto in Rechnung, darauf entfallen 2.280 € Umsatzsteuer. Ihre Eingangsrechnungen im selben Zeitraum:
| Eingangsrechnung | Brutto | Satz | Vorsteuer |
|---|---|---|---|
| Laptop | 1.785,00 € | 19 % | 285,00 € |
| Software-Abo (3 Monate je 59,50 €) | 178,50 € | 19 % | 28,50 € |
| Coworking-Platz (3 Monate je 357,00 €) | 1.071,00 € | 19 % | 171,00 € |
| Fachbuch | 42,80 € | 7 % | 2,80 € |
| Bahnfahrt zum Kunden (Fernverkehr) | 107,00 € | 7 % | 7,00 € |
| Geschäftsessen mit einem Auftraggeber | 119,00 € | 19 % | 19,00 € |
| Summe | 3.303,30 € | 513,30 € |
| Position | Betrag |
|---|---|
| Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen (12.000 € × 19 %) | 2.280,00 € |
| Abziehbare Vorsteuer | − 513,30 € |
| Zahllast an das Finanzamt | 1.766,70 € |
Zwei Zeilen verdienen einen zweiten Blick. Das Fachbuch und die Bahnfahrt liegen unter 250 €: Hier reicht die Kleinbetragsrechnung beziehungsweise der Fahrausweis, die Vorsteuer wird aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Der Laptop liegt darüber – ohne Rechnung mit Lenas Namen und Anschrift wären die 285 € verloren.
Die Rechnung entscheidet: Pflichtangaben und Kleinbetragsrechnung
Eine Rechnung über mehr als 250 € brutto berechtigt nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie Steuersatz und Steuerbetrag
Bis 250 € brutto genügt nach § 33 UStDV eine Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum, Art und Menge der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Der Empfänger muss nicht genannt sein. Fahrausweise gelten nach § 34 UStDV als Rechnung.
Ist eine Rechnung fehlerhaft, verlangen Sie eine Berichtigung. Enthält das ursprüngliche Dokument bereits die Kernangaben – Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Steuer –, wirkt die Berichtigung nach der Rechtsprechung auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück. Sie verlieren den Abzug dann nicht, und es entstehen keine Nachzahlungszinsen.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. In der Übergangszeit bis Ende 2026 – für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € bis Ende 2027 – dürfen Lieferanten weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen, und diese berechtigen weiter zum Vorsteuerabzug.
Wann der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist
| Fall | Vorsteuerabzug | Grundlage |
|---|---|---|
| Kleinunternehmer | nein | § 19 UStG |
| Geschenke an Geschäftspartner über 50 € netto je Empfänger und Jahr | nein | § 15 Abs. 1a UStG |
| Bewirtung von Geschäftspartnern, angemessen und nachgewiesen | ja, in voller Höhe | § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG |
| Leistungen für steuerfreie Umsätze (z. B. Wohnraumvermietung) | nein | § 15 Abs. 2 UStG |
| Leistungen für Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen | ja | § 15 Abs. 3 UStG |
| Gemischte Verwendung für steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze | anteilig | § 15 Abs. 4 UStG |
| Gegenstand mit weniger als 10 % unternehmerischer Nutzung | nein | § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG |
| Verpflegungspauschalen auf Geschäftsreisen | nein – nur aus Rechnungen | § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG |
Die Bewirtung überrascht viele: Einkommensteuerlich sind nur 70 % der Kosten Betriebsausgabe, die Vorsteuer ist trotzdem zu 100 % abziehbar – sofern die Aufwendungen angemessen sind und der Bewirtungsbeleg Anlass und Teilnehmer nennt.
Der richtige Zeitpunkt
Sie ziehen die Vorsteuer in dem Voranmeldungszeitraum ab, in dem zwei Dinge zusammenkommen: Die Leistung ist ausgeführt, und die Rechnung liegt Ihnen vor. Ob Sie schon bezahlt haben, spielt keine Rolle. Kommt die Rechnung für eine Lieferung vom 28. September erst am 4. Oktober, gehört die Vorsteuer in den Oktober beziehungsweise ins vierte Quartal.
Die Ausnahme sind Anzahlungen: Zahlen Sie vor der Leistung, dürfen Sie die Vorsteuer abziehen, sobald die Anzahlungsrechnung vorliegt und Sie gezahlt haben. In der Umsatzsteuer-Voranmeldung tragen Sie die Vorsteuer aus Rechnungen in Kennzahl 66 ein, die Einfuhrumsatzsteuer in Kennzahl 62 und die Vorsteuer aus Reverse-Charge-Fällen in Kennzahl 67.
Drei verbreitete Ratschläge, die nicht stimmen
„Hauptsache, Sie heben den Beleg auf"
Ein aufbewahrter Kassenbon über 480 € ist ein Nachweis für die Betriebsausgabe – für den Vorsteuerabzug ist er wertlos, weil Ihr Name und Ihre Anschrift fehlen. Über 250 € brauchen Sie eine Rechnung auf Ihr Unternehmen. Lassen Sie sie im Geschäft gleich ausstellen; nachträglich ist es mühsam.
„Als Kleinunternehmer sparen Sie sich die Umsatzsteuer"
Sie sparen sich die Voranmeldung, nicht die Steuer. Als Kleinunternehmer zahlen Sie auf jeden Einkauf die volle Umsatzsteuer und bekommen nichts zurück. Wer zum Start 10.000 € netto in Ausstattung investiert, verzichtet auf 1.900 € Vorsteuer. Arbeiten Sie überwiegend für Unternehmen, die selbst Vorsteuer abziehen, kostet Sie die Regelbesteuerung keinen Kunden – die Kleinunternehmerregelung dagegen bares Geld. Sie lohnt sich vor allem bei Privatkunden und geringen Kosten.
„Die Vorsteuer ziehe ich, wenn ich bezahlt habe"
Maßgeblich sind Leistung und Rechnung, nicht die Zahlung. Wer erst bei Zahlung abzieht, verschenkt Liquidität: Bei 30 Tagen Zahlungsziel steht Ihnen die Vorsteuer oft einen ganzen Voranmeldungszeitraum früher zu.
So geht es jetzt weiter
- Prüfen Sie Ihre drei größten Eingangsrechnungen des laufenden Quartals gegen die Pflichtangaben oben. Stimmen Name und Anschrift Ihres Unternehmens? Fehlt etwas, fordern Sie heute eine berichtigte Rechnung an.
- Rechnen Sie Ihre Zahllast aus, bevor die Voranmeldung fällig ist – mit dem Vorsteuer-Rechner dauert das wenige Minuten.
- Legen Sie die Zahllast zurück. Die Umsatzsteuer auf Ihrem Konto gehört Ihnen nicht. Wer sie erst am 10. des Folgemonats ausrechnet, hat sie oft schon ausgegeben. In einer Liquiditätsplanung steht sie als fester Abfluss – so planen Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit finban.
Die Angaben dienen der Orientierung und ersetzen keine Steuerberatung. Maßgeblich sind das Umsatzsteuergesetz, die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und die Auskunft Ihres Steuerberaters oder Finanzamts.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu diesem Thema.